Автор: Кирилл Медведев, HR-директор компании SearchInform.
По данным аналитического центра НАФИ на 26 августа 2016 года, в каждой пятой российской организации есть удаленные сотрудники. Причем в некоторых компаниях – это большая часть штата. Еще 10% организаций планируют внедрить такой режим работы в ближайшее время. К примеру, телеком-бренд «Билайн» после успешного перевода 300 сотрудников из одного филиала на «удаленку», заявил, что к концу 2017 года переведет на работу вне офиса до 70% штата.
Что интересно, формат привлекает не только работодателей: ради возможности работать из дома россияне готовы жертвовать частью зарплаты. И все бы хорошо, но есть нюансы: во-первых, «удаленка» подходит не всем, а во-вторых, она требует основательной подготовки, иначе попытка рискует обернуться провалом.
Компания SearchInform – производитель решений для защиты информации – имеет 9 представительств в России и СНГ с разными часовыми поясами. 50% разработчиков сегодня находятся на «удаленке». Такой опыт работы с распределенной командой позволяет закрыть основные риски работодателя.
Рабочие графики сотрудников должны пересекаться
В идеале – хотя бы на 4-5 часов в день. Это касается всех подразделений, которые должны работать сообща. Не находиться с человеком в одном кабинете и не иметь возможности оперативно связаться с ним – разные вещи. Возможность связаться должна быть строго регламентирована. Если взять нашу компанию, в основном сотрудники работают с разбросом около 3 часов от московского времени. Но есть и исключения, например, Хабаровск с разницей в 7 часов.
Если возникает неотложный вопрос, распределенная команда должна найти удобное для всех время. Для одних это может быть начало дня, для других – конец. Заранее выносится тема обсуждения и тезисы. Так, участники успевают подготовиться к диалогу, каждый высказывает мнение, и команда выбирает оптимальное решение.
Учет графика удаленных коллег довольно быстро становится привычкой и сложностей в работе не возникает, но без таск-трекера это невозможно.
Нужна хорошая система управления проектами
Если времени мало, то налаживание коммуникаций нужно свести к минимуму. Таск-трекер решает эту задачу: все участники рабочего процесса в режиме реального времени отслеживают состояние проекта в целом и отдельных задач в частности. Система документирует рабочий процесс и позволяет разделить потоки задач в рамках проекта по нескольким исполнителям. Это важно, когда задач и, соответственно, фокусов внимания много.
Если специфика работы позволяет использовать инструмент (задачи можно дробить и объединять результаты на выходе), то система будет полезна. Но компания должна выделить ресурсы для грамотной подготовки, запуска и проверки таск-трекера. В SearchInform написали свою систему, которая максимально подстроена под наши бизнес-процессы.
И, конечно, компания должна закрыть вопрос доступности рабочих материалов: все сотрудники должны иметь доступ к единому хранилищу файлов. Это должен быть защищенный, устойчивый к сбоям ресурс. Удаленные сотрудники SearchInform имеют доступ в нашу корпоративную сеть – к NAS (Network Attached Storage), FTP-серверу, корпоративной Википедии и CRM.
Акцент — на контроле персонала
Зачастую «удаленка» воспринимается как свободный график. Поэтому еще на этапе знакомства с потенциальным сотрудником нужно акцентировать внимание на условиях, которые вы предлагаете. У нас это строгий регламент – 8 рабочих часов с перерывом на обед. Просмотры фильмов в рабочее время и доработки вечерами недопустимы.
В конце дня наши специалисты готовят отчет о проделанной работе, но он не показывает реальной картины занятости сотрудника. Проблема решается с помощью систем контроля рабочего времени, которые показывают в каких программах работает человек, какие сайты посещает и сколько времени в них проводит, как часто покидает рабочее место. В SearchInform используется собственная система контроля – TimeInformer. Сотрудники знают ее возможности, и это дисциплинирует. Вообще же, рынок предлагает много подобных решений, попробовать которые можно бесплатно.
Мы также заботимся о сохранности конфиденциальных данных, для чего используем DLP-систему. ПО позволяет защитить информацию даже за пределами корпоративной сети. Инструмент контролирует рабочую email-переписку, сообщения в Skype, Viber и других мессенджерах, информацию, отправленную на облачные сервисы или принятую с них (Cloud), внешний устройства, подключаемые к ПК, отслеживает комментарии сотрудника на форумах или в блогах. Словом, DLP-система берет под контроль все каналы передачи информации, исследует их содержимое, оповещает о нарушениях политик безопасности и помогает предупредить утечки. В случае необходимости – позволяет проводить внутренние расследования. Это важно для любой организации.
Больше внимания тимбилдингу
Люди, которые работают из дома, устают от недостатка общения. Виртуальной заменой офиса служат самые привычные сервисы, например, Skype c возможностью демонстрации экрана в процессе звонка: так коллеги в режиме реального времени обсуждают и видят одно и то же, как будто находятся в одном кабинете. То же касается и неформального общения. Тут на сближение работают, например, мессенджеры, где коллеги делятся своими планами и впечатлениями в рабочее и нерабочее время. Размытые границы «работа-дом» утомляют удаленных сотрудников, поэтому важно, чтобы работа для них была интересна не только в финансовом смысле, но и в плане общения.
Еще одна проблема «удаленки» – непонимание специалистами собственного вклада в общее дело. Ощущение работы «в стол» демотивирует, поэтому руководитель должен показывать удаленному штату, что каждая выполненная задача – винтик в системе, который позволил другим специалистам выполнить свою часть работы. Чувство общности появляется, когда люди видят полную картину рабочего процесса и понимают, как вклад каждого специалиста, способствует движению команды вперед. Мы практикуем общекорпоративные рассылки, в которых рассказываем новости компании, делимся лучшими практиками отделов, выносим вопросы на общее обсуждение и поздравляем работников с праздниками.
И, конечно, коллеги не должны быть друг для друга иконками в рабочих системах и аватарами в соцсетях – инициируйте встречи! В SearchInform мы стараемся собирать коллег, разбросанных по всему СНГ, как минимум раз в год – на большой летний корпоратив: выезжаем с палатками за город на несколько дней и предлагаем массу развлечений, чтобы каждый мог выбрать что-нибудь по интересам. Тем, кто не смог присутствовать отправляем подарки с коллегами, так что сотрудники в любом случае чувствуют свою причастность. Кроме того, каждый год организуется брейншторм: руководители ключевых направлений съезжаются на несколько дней, чтобы обсудить стратегию развития компании. В неформальной обстановке обсуждения затягиваются до поздней ночи – и именно так рождаются свежие идеи.
Главное преимущество распределенной команды – возможность найти людей, которые действительно нужны команде, вместо того, чтобы выбирать из тех, кто под рукой. И результат порадует, если вам удастся наладить эту работу.