Автор: Владимир Шахов, руководитель представительства компании SER Solutions в России и СНГ.
Ведущие европейские компании давно поняли, что единство документов и бизнес-процессов — основа конкурентоспособности компании. Например, Deutsche Bahn, главный железнодорожный оператор в Германии, с помощью интегрированного решения получает актуальные данные о загруженности станций в определенные часы и количестве купленных билетов. Вся информация — от совершенных операций и заявок клиентов — поступает в единую систему, а оттуда передается в ответственные департаменты. Как показывает практика, такой подход помогает работать до 40% эффективнее.
Почему же настолько важно, чтобы ECM и BPM были не просто интегрированы друг с другом, а работали как один слаженный механизм с самого начала? Существует, по крайней мере, пять причин, почему бизнесу выгодно использовать такое решение:
Экономия ресурсов
ИТ-инфраструктура, как известно, напрямую не приносит доход. Отсюда и один из главных трендов — сокращение бюджетов на ИТ ради увеличения операционной прибыли. Очевидно, что содержание двух систем приводит к дополнительным расходам: нужно оплачивать разные технические службы, серверы, оборудование, продлевать лицензии, получать обновления, обучать сотрудников. С точки зрения финансовой эффективности бизнеса такая ситуация, конечно, невыгодна. Вот почему так важно, чтобы ECM и BPM были бесшовно интегрированы и работали как одна платформа, а не отдельно стоящие решения.
Работа на высоких скоростях
Если сделать срез современного бизнес-ландшафта, то мы не увидим разнообразия во внутренних процессах — технологии подвели их под один знаменатель, превратив в слаженный механизм. В результате сегодня многие компании конкурируют не по продукту, а по качеству и скорости предоставляемого сервиса. Сейчас любой из них неразрывно связан с контентом, например, одобрение кредита в банке проходит через, как минимум, десять инстанций, начиная с отдела безопасности и заканчивая непосредственно финансовым отделом. И чем быстрее документы смогут циркулировать между отделами, тем быстрее будет оказана конечная услуга — оформление заявки на кредит. Согласитесь, есть разница, выдадут вам его за час или за неделю? Конкурентная среда предполагает высокую планку оказания сервиса. Для этого и нужно максимально автоматизировать рутинные операции, ведь от того, насколько эффективны ваши процессы — напрямую зависит успех вашего бизнеса.
Полный обзор всех внутренних процессов прямо перед глазами
Это одна из главных причин, почему вам нужно задуматься о выборе платформы, которая объединяет в себе ECM- и BPM-системы. Чтобы оставаться конкурентоспособным, сейчас важно детально понимать, что происходит внутри компании: кто и как работал с документом, какие шаги согласования он прошел, к какому процессу он относится, кто конечный потребитель. Пока обе системы не действуют слаженно, получить эти данные будет очень проблематично, так как придется соотносить таблицы со статистикой из разных программ. Все это — лишние действия, из-за которых можно упустить время и не успеть правильно распорядиться имеющейся информацией.
Высокий уровень безопасности
У семи нянек дитя без глазу — так же и с информацией. Чем больше ресурсов, по которым рассыпаны ваши данные внутри компании, тем больше шансов, что они будут украдены, изучены не теми людьми и переданы третьим лицам. Выбирая объединенное решение, вы сразу можете выделить пользователей, назначить им определенные роли и разграничить информацию по уровням доступа. Так контроль над критичными данными становится надежнее, а следить за состоянием данных становится проще.
Рабочие процессы не привязаны к офису
Не секрет, что сегодня одна из главных тенденций — мобильность. Переписка в почте, общение с партнерами, правки текстов давно ведутся не только в офисе с 09:00 до 18:00, но и везде, где только можно, с помощью смартфонов. К таким задачам также относится работа с документами. И если с компьютера реально работать в двух программах, то поступать таким же образом с мобильного телефона — не самая лучшая идея. Если компания хочет стать более эффективной и работать на высоких скоростях, от формата «двух окон» лучше отказаться.
Преимущества от работы с единой ЕСМ&BPM-платформой вы сможете ощутить уже через месяц, а через полгода эффект от использования такого решения окажется по-настоящему синергетическим: бизнес-процессы, обогащенные контентом, оздоровят внутреннюю инфраструктуру и откроют новые точки роста.