Виртуальная телефония — больше, чем просто способ сэкономить на связи. Функционал облачных АТС открывает возможности, которых никогда не даст мобильный или стационарный телефон. Отказываясь от современных бизнес-инструментов, компания рискует столкнуться с низкой конкурентоспособностью на фоне продвинутых предпринимателей.
В статье поговорим о том, какой толчок бизнесу дает переход на облачную телефонию, и покажем, что внедрить такое решение просто.
Снижение эксплуатационных издержек в кризис
Чтобы создать собственную АТС, нужны деньги на прокладку кабелей, установку телефонных терминалов. Со временем комплектующие придется обновлять, платить за обслуживание специалисту.
Виртуальная станция не требует покупки дорогостоящего оборудования. Ее можно развернуть на базе уже существующих аппаратов, мобильных сотрудников или вовсе обойтись компьютерами. Основное требование — наличие Интернета. Замену, ремонт, настройку оборудования берет на себя провайдер. Так действует, например, MTT.
Вы на связи с клиентами в любой ситуации
Для компании, ориентированной на бесперебойное обслуживание, потеря связи даже на 1 час — катастрофа, которая может стоить денег и репутации. С виртуальными номерами это исключено.
- Провайдер в случае сбоя одного узла перебрасывает нагрузку на другой резервный. Сколько бы звонков одновременно ни шло на ваш номер, всегда будет доступно обещанное количество линий (обычно 100).
- Топовые провайдеры обеспечивают неизменно высокое качество связи без помех.
- Даже в нерабочие часы клиент не остается без внимания. Платформа фиксирует входящие вызовы и позволяет автоматически перезванивать покупателю.
Легкая масштабируемость
Традиционная (аналоговая) АТС не позволяет быстро добавить новые телефонные номера. На то, чтобы увеличить штат, открыть новые филиалы или объединить точки продаж в одну сеть, вам потребовалось бы 2–3 недели. И гибкость облачной станции здесь выходит на первое место.
Для развертывания системы с нуля хватит 1–3 дней: просто выбирайте провайдера и заказывайте услугу. Если нужен новый номер под рекламную кампанию или офис, достаточно в личном кабинете переключиться на подходящий тариф.
Аналитика и увеличение продаж
Это возможность, за которую виртуальная связь ценится особо. Сервисы ВАТС включают такие инструменты:
- Количественные показатели звонков — число принятых, пропущенных, сброшенных. Длительность разговора, количество вызовов по каждому сотруднику и т. п.
- Качественные — эффективные рекламные каналы/ключевые слова, целевые/нецелевые звонки.
Данные помогают понять, верна ли ваша стратегия продвижения, хорошо ли работает отдел продаж. Аналитика — ключ к тому, чтобы увеличить количество успешных сделок.
Работа на имидж
Виртуальный номер сам по себе повышает лояльность клиентов. По формату выделяют три типа номеров — региональные, мобильные и федеральные 8 800. Так, можно завести столичный, чтобы заявить о себе как об успешном игроке. Ведь позволить бизнес в мегаполисе может не каждая компания: это косвенно говорит о стабильности и надежности.
Телефоны конкретного города помогают завоевать локальный рынок. Клиенты охотнее отвечают на звонки с номеров, чьи коды известны, охотнее сами совершают вызовы. Городской номер также подразумевает наличие офиса, в который легко прийти лично в случае проблем. У компании МТТ можно купить номера 89 регионов РФ — в том числе с красивой комбинацией цифр. По сравнению с классической мобильной связью виртуальный номер обойдется до 90 % дешевле.
Что учесть при настройке ВАТС
Функционал облачных станций условно делят на внешний и внутренний. Первый рассчитан на взаимодействие с клиентом, и главную роль здесь играет грамотно настроенная система распределения звонков.
Структура голосового меню
Ветвистое меню может оттолкнуть клиента — человек запутается и сбросит звонок. Следуйте таким принципам:
- Не более 2 уровней вложенности, 2–3 варианта действий по каждому пункту. Оптимально, если звонящий, чтобы связаться с вами, нажимает максимум 3 клавиши.
- Короткие аудиозаписи — 5–15 секунд. Сообщения с простым посылом и четким ответом на вопрос, без рекламы.
- Назначьте действие, если клиент ничего не выберет. Иначе вызов завершится автоматически, и вам вряд ли перезвонят.
Маршрутизация
Выделяют два типа распределения вызовов:
- Статический — звонок направляется на первую свободную линию, в определенный отдел или конкретному оператору. Первый способ дает более равномерную нагрузку на менеджеров. Перевод на конкретного оператора используется, к примеру, когда нужно, чтобы заявку обработал более опытный специалист. Также одного менеджера можно закрепить за важным клиентом.
- Динамический по регионам, часовому поясу — оправдан, если структура компании разветвленная. Создайте рабочие группы абонентов по каждому критерию. Например, чтобы все входящие из Москвы переадресовывались на московский филиал с 8:00 до 18:00.
Не забудьте настроить режим приема звонков в нерабочее время. Вызовы могут направляться на голосовую почту, дежурного оператора. Простейший вариант — проигрывание аудиозаписи, где говорится об актуальном графике работы.
Это лишь малая часть опций, которые дает виртуальный номер. ВАТС не только помогает находиться на связи с клиентами в любое время суток. Гибкость облачной телефонии, ее низкая стоимость и возможности аналитики формируют пространство, способное открыть бизнесу новые точки роста.