Конференц-зал, или конгресс-холл представляет собой технически оснащенное помещение многофункционального назначения. Работает в двух режимах – конференции и совещания. Может быть различным по площади, рассадке ведущих (руководителей) и слушателей (сотрудников), основному целевому назначению, степени мультифункциональности и другим параметрам. От того оборудование для конференц-залов и будет отличаться.
Целевое предназначение конференц-залов
Основными функциями конференц-залов является проведение таких мероприятий:
- Стандартных совещаний с дальнейшим обсуждением поднимаемых при этом вопросов.
- Заседаний с представлением визуальной информации и видеоматериалов.
- Презентационных докладов с видео демонстрациями и аудио сопровождением.
- Собраний и сессий с электронной регистрацией и голосованием присутствующих.
- Дистанционное проведение аудио- и видеоконференций (АКС и ВКС), предполагающих удаленный формат связи с участниками.
Если конференц-зал позволяет осуществлять не одну, а несколько из этих функций, ему присваивается статус «мультифункциональный». Например, в таком помещении можно проводить как привычные «пятиминутки», так и селекторные совещания, а также прослушивать доклады-презентации с просмотром отснятых по теме видеороликов и фильмов.
Посадка в залах для конференций
Типы размещения ведущих, руководителей и участников мероприятий в конференц-залах:
- Т-образная рассадка. Руководитель, ведущий совещание, находится за основным столом, к которому перпендикулярно примыкает более длинный стол для сотрудников.
- Формат круглого стола. Более соответствует переговорной комнате, в которой все участники ведут обсуждение на равных условиях, наблюдая и выслушивания друг друга. Причем сама форма стола не обязательно круглая – может быть прямоугольной или квадратной. Идеально подходит для так называемого «мозгового штурма».
- Стол переговоров. Данный формат характер для переговорных комнат крупных компаний. Очень большие параметры мебели позволяют не только общаться друг с другом, но и активно работать с демонстрационными материалами, просматриваемыми на видео-панелях, установленных по сторонам.
- Формат школьного класса. Актуален при подаче информации средней группе слушателей, например, во время брифингов, тренингов, лекций и пресс-конференций.
- Театр, соответствующий формату конференции. Такой конференц-зал рассчитан на большое количество слушателей. Столы отсутствуют, стулья или кресла гостей устанавливаются рядами. Президиум или выступающий находится на сцене за столом или за кафедрой.
Виды оборудования для конференц-залов
Виды технического оборудования для конгресс-холлов зависят как от их размеров и назначения, так и в очень большой степени от уровня функциональности. Для того, чтобы помещение было мультифункциональным, необходимо наличие таких комплексов:
- Отображения визуальной информации (видеосистемы). Самый простой и распространенный набор состоит из проектора с экраном. Мощность проектора прямо пропорционально зависит от размеров помещения. В больших конгресс-холлах могут устанавливаться несколько экранов для увеличения обзора. Справочная информация может выводиться на панели или экраны с висящими над ними проекторами. Более современным техническим решением является дисплейная система. Размер, разрешение, яркость, контрастность изображения, а также вес и габариты системы подбираются индивидуально для каждого конкретного случая.
- Аудиосистемы. Для четкого звука и хорошей слышимости во всех точках зала необходимы не только отличные акустические свойства самого помещения, но и специальные системы звуковоспроизведения.
- Системы интегрированного управления оборудованием, которые позволяют избежать накладок и различных недоразумений, непредвиденных заминок, синхронизируя работу всех технических комплексов. Обычно осуществляется оператором, находящимся в специальном месте, оборудованном компьютером или ноутбуком, пультом управления звуковыми и видео сигналами, другими устройствами. Чем сложнее управляемые комплексы, тем сложнее и обустройство операторского места. Интерфейс системы управления тем не менее должен быть продуманным и интуитивно понятным, чтобы вместо внезапно выбывшего оператора его место мог занять другой сотрудник и мероприятие не было сорвано.
Какое конкретно нужно оборудование для конференц-залов?
Среди основной аппаратуры конференц-залов можно выделить такие устройства:
- Проекторы с экраном. Этот тандем актуален при обучении, презентациях, визуальной демонстрации информации, рекламных мероприятиях. От их совместимости и настроек зависит качество изображения.
- Интерактивные дисплеи. Используется в образовании, развлечениях и других секторах. Отличаются универсальностью, совместимостью со многими операционными системами и приложениями.
- Профессиональные дисплеи с улучшенными техническими характеристиками, размерами, разрешением и более длительным сроком службы.
- Интерактивная доска, связанная с компьютером и проектором. Фактически выполняет роль своеобразного экрана. Выглядит, как белая доска, управляемая обычно взаимодействием с человеком. Сенсорного типа доска подчиняется движениям пальца, резистивная – стилусу, электромагнитная – управляется магнитным пером, а ультразвуковая – инфракрасным пером.
- Видеостена. Система из видеоустройств типа проекционных кубов, жидкокристаллических и плазменных дисплеев, объединенных в один экран. Может транслировать информацию от разных источников видео и аудио сигналов (компьютеры, серверы, ноутбуки и т.п.). Для ее создания необходимы специальные стойки, фиксаторы и кронштейны.
- Видеоконференцсвязь, сокращенно ВКС. Позволяет обмениваться видеоинформацией, актуальна для управления и контроля за бизнес-процессами в различных отраслях.
- Конгресс-система – набор аудио устройств, включающий в себя основной блок управления и микрофонные пульты с определенным функционалом, необходимым для проведения заседаний и конференций.
Особенности установки оборудования для конференц-залов
Техническое оснащение конференц-зала оборудованием проводится с учетом особенностей его планировки, интерьера (наполненность мебелью, внутренняя отделка, тип потолка и даже напольного покрытия). Все эти условия влияют на размещение камер и акустику зала.
Обычно для больших залов необходима установка двух камер – общего и крупного плана. Монтировать их следует в местах, где нет закрывающих обзор объектов, возможности засветки кадра и т.п. При определенных условиях можно ограничиться одной ptz-камерой.
Что касается акустики, то здесь важно обеспечить максимальную чистоту звука, отсутствие искажающих его помех типа шума вентиляции, шелеста бумаг, эффекта эха, обратной связи (звук из колонок вновь попадающий в микрофон) и слабой слышимости из-за излишней удаленности выступающего от микрофона. При оснащении помещений оборудованием значительного размера желательно предварительно рассчитать их акустику и соответственно этому выбрать наиболее оптимальную технологию усиления звука.
Специалисты компании Айтек помогут выбрать и установить оборудование для конференц-залов с учетом их конкретного целевого назначения, нагрузки и специфики проводимых в них мероприятий.