Два взгляда на закупку и эксплуатацию расходных материалов для оргтехники. Новый вектор развития отрасли

18 мая 2017 состоялась конференция для административно-хозяйственных специалистов государственных и коммерческих структур на тему: "Два взгляда на закупку и эксплуатацию расходных материалов для оргтехники. Новый вектор развития отрасли".

Конференцию посетители представители организаций: "METRO Cash & Carry", Финансовый университет при Правительстве РФ, Loftice, NOERR OOO, АО "КБ ДельтаКредит", АО "Легаси инкорпорейтед", "Бакстер", "Банк Открытие", ВЦИОМ (Всероссийский центр изучения общественного мнения), "Комус", "Л'Этуаль", ОАО "МегаФон Ритейл", ООО "Градиент", ООО "Агентство Страховых Технологий", ООО "АдамС", ООО "АКИД", ООО "АНКОР Офис Лайн", ООО "ГАЛАКТИКА" ООО "ГПМ Матч", ООО "Европейская медиа группа, ООО "М.Видео Менеджмент", ООО "ЮграПромСервис", ООО "Градиент Дистрибьюция", ООО "ХКФ Банк", Открытое Акционерное Общество Внешнеторговая фирма "ГПЗ", ПАО "Совкомбанк", СПАО "Ингосстрах", Финско-Российская торговая палата и многие другие.

Открыла конференцию Олеся Валерьевна Багманян, президент Ассоциации "Объединение административно-хозяйственных профессионалов". В своем выступлении она рассказала о важности профильного образования административно-хозяйственных специалистов. Выполняя задачу по оптимизации административно-хозяйственных расходов, многие руководители начинают, например, с экономии бюджета на канцтовары и расходные материалы для оргтехники. Такая "экономия" приводит к недовольству и возмущению сотрудников, к сбою в жизнеобеспечении деятельности офиса, к существенному снижению производительности труда сотрудников и, как следствие, к новым расходам. Парадокс, но при подобной "оптимизации" удается добиться экономии всего лишь в 5-10% от общего бюджета, обратной стороной которой окажется увеличение кадровой "текучки" и снижение работоспособности сотрудников, что увеличивает бюджетные расходы других подразделений до 40%. В целом организация теряет средства на такой "экономии" бюджета.

Олеся Багманян отметила, что оптимизация административно-хозяйственных расходов – это комплекс мер по изучению, минимизации или устранению рисков и применению эффективных методик, изменяющих бизнес-процессы, в результате внедрения которых происходит снижение издержек предприятия по статьям административно-хозяйственной деятельности. Эксперты ассоциации "Объединение административно-хозяйственных профессионалов" осваивали приемы оптимизации процессов, работая долгие годы в зарубежных и отечественных компаниях. Они на собственном опыте постигли секреты умения сокращать расходы, повышая уровень сервиса; выбирать лучших подрядчиков, снижая стоимость их услуг. "Мы обучаем приемам оптимизации административно-хозяйственных расходов на курсах повышения квалификации в Финансовом университете при Правительстве РФ, а также предлагаем перенимать опыт у наших экспертов-практиков в рамках обучающих конференций", — сказала Олеся.

В докладе "Российский рынок расходных материалов. Рост подделок продукции и связанные с этим проблемы" Станислав Малинский, генеральный директор Информационного Агентства "Бизнес-Информ", представил участникам конференции результаты маркетинговых исследований агентства 2015-2016 годов. Докладчик наглядно продемонстрировал рост закупок в России дешевых расходных материалов невысокого качества и рост продаж товаров, чьи свойства значительно отличались от ранее заявленных продавцом. Согласно прогнозу специалистов Информационного Агентства "Бизнес-Информ" в 2017-2018 годах на российском рынке продолжится рост продаж совместимой продукции, доля оригинальных картриджей уменьшится до 15%. Риск покупки низкокачественной продукции останется высоким.

Алена Игоревна Кулаченкова, административный директор коммерческого телеканала, эксперт с многолетним стажем работы, в т.ч. ПАО "Совкомбанк", член правления ассоциации "Объединение административно-хозяйственных профессионалов", преподаватель курса по оптимизации затрат Финансового университета при Правительстве РФ рассказала о практиках по оптимизации расходов на картриджи и на процесс печати в целом. Помимо традиционных методов экономии расходных материалов, а именно: использование совместимых картриджей восстановление и заправка, экспресс-обмен, госпожа Кулаченкова рассказала о прекрасной синергии. Объединив аутсорсинг процесса печати с серьезными изменениями в сквозных бизнес-процессах организации, компания получила экономию расходов на покупку картриджей от 40 до 60% от годового бюджета, а проведя изменение всего процесса печати, оптимизация затрат достигла 36%. Таких показателей удалось достичь за счет учета не только прямых затрат на печать, но и косвенных: затраты на документооборот, содержание ИТ – инфраструктуры, неправильные логистики внутри офиса, простои и лишние дублирующиеся процессы. Административные директора давно поняли, что, получив скидку от поставщика, говорить, что бюджет оптимизирован рано. Административные управляющие развивают свои профессиональные компетенции и добиваются наилучших результатов через оптимизацию процессов. В этом случае важна каждая мелочь, это позволяет видеть истинную картину по всем затратам на конкретный процесс.

Екатерина Бондаренко, административный менеджер METRO Cash & Carry выступила с практическим кейсом оптимизации печати в офисе METRO Cash and Carry. Екатерина рассказала о целях проекта, о планировании и об этапах его реализации. Особое внимание было уделено команде проекта, так как от успешной и слаженной работы сотрудников ИТ департамента, административного, тендерного, финансового отделов и отделов маркетинга и PR зависел результат. А результатом проекта стала экономия бюджета на цветную печать 16% и на черно-белую печать 25%.

Фолькер Каппиус, генеральный директор компании Delacamp AG (Германия), в своей презентации "Влияние индустрии восстановления на экологию и экономию ресурсов" затронул важные экологические проблемы и сконцентрировался на главной задаче индустрии восстановления материалов для печати – повторном использовании как способе сэкономить ресурсы и сохранить вложенную в конструкцию картриджа добавленную стоимость. При этом было проведено отмежевание от картриджей-новоделов, которые никак не соответствуют этой задаче и при этом причиняют дополнительный вред экологии из-за необходимости перевозки от места производства и утилизации после использования. Индустрия восстановления существует уже более 25 лет и накопила огромный опыт, а также может гордиться собственными инновациями (картриджи повышенной емкости, конверсионные наборы), соответствием международным системам сертификации и высоким качеством продукции. Среди последних технических новшеств был отмечен почти повсеместный переход оригинальных производителей на химический тонер. Для соответствия уровню качества ОЕМ индустрия восстановления также должна применять высококачественный химический тонер от ведущих производителей, таких как MИТsubishi (MKI). Поставкой первоклассных компонентов и расходных материалов для индустрии восстановления и занимается компания Delacamp AG.

В докладе "Качество совместимых картриджей для печатающих устройств и факторы его определяющие" Таня Хагеманн, представитель компании INTEGRAL (Германия) в России, подробно проанализировала способы создания дешевых картриджей и показала как чрезмерная экономия китайских производителей на различных этапах производства совместимых картриджей ведет к неизбежному падению их качества и эффективности от их использования в современных системах офисной печати.

Кирилл Владимирович Кузнецов, руководитель Центра эффективных закупок Tendery.ru, эксперт по вопросам регламентации и контроля закупочной деятельности, в своем выступлении затронул тему манипулирования результатами выбора поставщика на примерах закупок расходных материалах. В качестве зон повышенного внимания Кирилл Владимирович определил техническое задание, процедуру выбора поставщика и условия исполнения договора, рассказав о приемах, которые используют некоторые государственные и корпоративные заказчики для ограничения числа поставщиков, в том числе методах "уникальной характеристики" и "ключевых точек". Особое внимание участников конференции вызвали манипуляции "Троянский конь" (приобретение оборудования дорогого в эксплуатации) и "Ожегова" (использование в документации формулировок, приводящих к отклонению предложения по формальным несоответствиям). В заключение Кирилл Владимирович дал оценку возможности влияния разных подразделений и сотрудников заказчиков на выбор поставщика.

Евгений Петрович Беликов, генеральный директор компании "Рамис", выступил с экспертным докладом о ситуации на российском рынке расходных материалов для печати, которая, по его мнению, в связи с кризисными и санкционными изменениями стала непрозрачной и неблагоприятной с точки зрения достоверности информации и уровня качества. Особое беспокойство докладчик выразил по поводу появления более 20 компаний, заявляющих о производстве тонера и картриджей в России, при том что ни одна из них до сих пор не имеет сертификатов происхождения товара СТ-1, а только сертификаты соответствия, которые оформляются в добровольном порядке и гарантируют лишь соответствие ТУ, которые формулирует сам производитель. Информационная непрозрачность и спекуляции на ней стали затрагивать даже профессиональный сегмент рынка расходных материалов. К примеру, известный своим качеством производитель тонеров Tomoegawa предлагает продукты нескольких уровней качества (и, соответственно, цены) – dedicated (высокопрофессиональный продукт), universal (компромиссное решение), eco (продукт с завода в Шанхае, предназначенный для китайского рынка). Некоторые игроки на рынке пытаются продавать самый дешевый из этих продуктов, пользуясь имиджем и репутацией высокопрофессиональных продуктов, чем вводят клиентов в заблуждение относительно уровня качества тонеров Tomoegawa. Для борьбы с такими явлениями, по мнению Евгения Петровича, весьма полезна проводимая выставка "Бизнес-Информ", на которой есть возможность напрямую пообщаться с представителями производителей расходных материалов. Например, на прошлогодней выставке "Бизнес-Информ 2016" во время конференции Петер Кнак, генеральный директор европейского подразделения компании IMEX – производителя тонера высочайшего качества, назвал компанию "Рамис" своим самым надежным партнером по поставкам тонера в Россию. Аналогичного мнения относительно компании "Рамис" придерживается и компания Delacamp AG – поставщик тонеров MИТsubishi (MKI). Названные производители присутствовали и на выставке "Бизнес-Информ 2017", и каждый желающий мог получить у них всю информацию по этому вопросу. Вторым средством борьбы за честность и прозрачность рынка должна стать созданная Ассоциация производителей и поставщиков качественных расходных материалов к оргтехнике (АППКРМ).

Иван Цзян, заместитель директора по продажам компании Polytoner, китайского производителя совместимых картриджей высокого качества, рассказал о системе контроля качества на производстве: тестах при выборе компонентов, тестах на совместимость используемых запчастей, контроле производственного процесса, выборочных и окончательном тесте готовой продукции. Все компоненты картриджа берутся от проверенных поставщиков и проходят проверку в климатической камере, тестируются на качество печати и степень износа. На производственных линиях также проводится 100% тестирование, которое позволяет обеспечить безотказность выходящей продукции, сертифицированной по стандартам ISO 9001, ISO 14001, CE Certificate, REACH, RoHS и STMC, что подтверждено международными сертификатами. Докладчик продемонстрировал весьма интересные слайды с видами и процентами типичных неисправностей, которые немедленно после выявления устраняются, а также диаграмму с месячными объемами производства, пиковое значение которого достигло в октябре 2016 года 600 тысяч единиц!

Анастасия Жмурко, генеральный директор ООО "Русские системы" (оператор электронной торговой площадки "Федерация"), поделилась собственным опытом и рассказала о возможностях электронных закупок для административно-хозяйственного сектора. Своевременность темы нашла подтверждение среди организаторов и участников конференции: многие компании отметили схожие трудности при осуществлении закупок, которые связаны с отсутствием отлаженного механизма, позволяющего быстро решать возникающие вопросы. На своем опыте перевода закупок в электронную форму были продемонстрированы преимущества и эффективность использования электронной площадки, которые заключаются не только в финансовой выгоде, но и целом комплексе оказываемых при этом услуг. Участники конференции высоко оценили потенциал электронной площадки "Федерация", основанной на современных разработках российских специалистов в деле развития института закупок в нашей стране.

Организаторами конференции выступили: информационное агентство "Бизнес-Информ" и ассоциация "Объединение административно-хозяйственных профессионалов" ("Объединение АХП").