Автор: Владимир Сизых, руководитель департамента маркетинга РДТЕХ.
Автоматизация бизнес-процессов является одной из приоритетных задач практически для любых компаний, так как все они стремятся повысить свою эффективность. Для финансово-кредитных организаций это особенно важно: здесь и автоматизация кредитных и операционных процессов, и организация систем хранения информации, и многое другое.
Одним из важных направлений работы финансово-кредитных организаций является обслуживание клиентов, которое предполагает, в том числе, управление потоком кредитных документов, их обработку и хранение. Работа с документами должна выполняться в соответствии с определенными правилами и стандартами. И для того, чтобы эффективно обрабатывать поступающую в банк информацию, необходимо создать единую систему электронного документооборота. В такой системе должны учитываться особенности кредитной организации: ее размер, наличие отделений, филиалов, ограничение доступа отдельных групп сотрудников, которые должны иметь возможность централизованного доступа к информации о клиентах вне зависимости от того, где были созданы файлы этих документов.
В рамках построения системы электронного документооборота в банках компания РДТЕХ разработала собственное решение, которое помогает снизить затраты на ведение архива документов и обеспечивает безопасность хранения конфиденциальных данных — «Электронное досье клиента» (ЭДК). Такое решение было внедрено нами в «Банке Москвы». В рамках проекта по внедрению системы «ЭХО КОД» (электронное хранилище образов кредитно-обеспечительной документации банка) перед РДТЕХ стояли следующие задачи: повысить оперативность и качество обслуживания клиентов-юридических лиц, организовать централизованное хранение электронных образов документов, предоставить оперативный доступ к электронным образам документов всем участникам кредитного процесса, снизить издержки по хранению бумажной документации, автоматизировать оперативный архив оригиналов документов, обеспечить безопасность конфиденциальных данных.
Внедрение системы «ЭХО КОД» позволило банку ускорить кредитный процесс: система позволяет сканировать и просматривать документы с удаленных рабочих мест, а также производить поиск документов по атрибутам. Кроме того, система обеспечивает формирование древовидной структуры электронного досье клиента и классификацию документов по их основным типам, предоставляя пользователю информацию в наглядном и понятном виде. Благодаря такому функционалу, как идентификация и контроль версий документов, а также аудит работы пользователей с документами на основании реализованного разграничения прав доступа система автоматически контролирует весь процесс работы с документами. У сотрудников банка исчезла необходимость передачи документов по электронной почте, появилась возможность организации упорядоченного хранения документов в определенном формате и размере. При этом в работе с данными через систему «ЭХО КОД» в «Банке Москвы» соблюдаются все требования Центробанка по обеспечению безопасности и конфиденциальности данных.
В системе могут находиться не только кредитные документы, но и любые другие данные, которые банк сочтет необходимым: валютное или вексельное досье, документы дня. Каждый сотрудник звена кредитной цепи может просматривать документы в режиме онлайн. При необходимости можно передать этот документ другому сотруднику — для этого нужно просто отправить ссылку на него, а не сам документ. Все файлы, которые находятся в системе, упорядочены, приведены к единому стандарту и хранятся в одном формате (PDF).
«ЭХО КОД» работает по следующей схеме: сначала запускается сканирование документов посредством ABBYY FlexiCapture 10 (в головном офисе банка, в Москве, областях или в региональном подразделении), далее производится централизованная верификация документов всех подразделений. После завершения процесса верификации происходит загрузка документов в «ЭХО КОД». Информацией в хранилище документов, созданном на базе системы Oracle WebCenter Connect 11g, могут пользоваться как сотрудники кредитных, залоговых, клиентских, операционных подразделений, так и юридические службы.
Для внедрения системы «ЭХО КОД» в «Банке Москвы» потребовалось чуть больше шести месяцев. За это время был организован центр верификации и сканирования документов, обучены и подключены 150 пользователей в Москве и регионах, разработана и утверждена эксплуатационная документация, проведен импорт в систему приоритетных досье. Сегодня система активно эксплуатируется в ежедневном режиме.
Задачи, которые ставил клиент перед РДТЕХ, были достигнуты: создана система, повысившая эффективность кредитной процедуры банка за счет автоматизации процессов сканирования, хранения и централизованного доступа к электронным образам кредитно-обеспечительной документации. В настоящее время реализуется второй этап проекта — досье валютного контроля.