Автор: Сергей Вихарев, специалист по автоматизации управления компанией, руководитель компании Atlas Software.
Ключ к эффективной работе сотрудников — прозрачность. Руководители должны четко знать, что и как делают работники. И неважно, где они находятся: в одном офисе или в другом городе.
У многих начальников есть стереотип, что сидящий за соседним с ним столом сотрудник будет хорошо работать, а если он останется один, без присмотра — то плохо. Но это связано с тем, что у руководителей не развиты инструменты менеджмента. Присмотр — не инструмент менеджмента, поэтому он не работает. В нашей практике была компания, в которой глава отдела продаж находился с сотрудниками в одном кабинете, но не понимал, что они делают. Менеджеры звонили, что-то записывали, печатали, обсуждали. Создавалось полное ощущение, что все заняты и работа кипит. Руководитель просто спрашивал, как обстоят дела с клиентами, и получал ответ, что все в порядке. На этом контроль заканчивался. То есть качество оценки происходящего было крайне низким.
Но как можно добиться максимальной прозрачности в работе дистанционных сотрудников? Здесь приходят на помощь современные средства коммуникации. Любые системы автоматизации управления, постановки задач, совершения звонков всегда делают работу сотрудников более прозрачной.
По сути, качество работы зависит не от степени удаленности сотрудников и руководителя. Конечно, если все находятся в одном месте, намного легче формировать корпоративную культуру и нерабочие коммуникации. Но рабочие, наоборот, организовать сложнее. Ведь если сотрудники сидят рядом, им легче передать задачу голосом. И это лотерея: неизвестно, забудет или нет эту устную просьбу сотрудник. И чтобы он не забыл, нужно будет несколько раз напомнить, переспросить, уточнить и проконтролировать, то есть потратить дополнительные ресурсы.
Когда в компании коммуникации проходят через систему, коллеги вынуждены ставить друг другу задачи. Таким образом у каждого формируется список дел и вероятность забыть что-то значительно снижается. Система сама напомнит, если задача просрочена. Получается обратный эффект: сотрудники, которые находятся рядом, работают хуже, чем удаленные. Их сложнее приучить к современным системам коммуникации.
Чем более команда разделена физически, тем концентрированнее должны быть коммуникации. Все общение нужно максимально сводить в одно место. Так, задания внутри одного бизнес-процесса могут несколько раз переходить к разным сотрудникам, находящимся в разных городах и даже странах. Кроме того, появляется огромное количество данных, которые, например, передал клиент или которые появились при обработке заказа. Вся информация должна храниться в одном месте — прямо внутри процесса можно вести обсуждение, прикреплять файлы, добавлять инструкции. Можно завести корпоративную социальную сеть, где работники общаются на нерабочие темы, обмениваются новостями, шутят.
Прозрачность и концентрированность коммуникации — важнейшие принципы эффективной работы удаленных сотрудников. Используя системы автоматизации, вы не только не потеряете в качестве, но, наоборот, поднимете его.