Электронный документооборот помогает компаниям создавать, согласовывать, подписывать, отправлять и хранить документы без бумаги. Но ЭДО не является единым процессом: его можно разделить на несколько видов в зависимости от того, кто участвует в обмене и какие задачи решает система.
Такое разделение помогает бизнесу точнее выбрать инструменты автоматизации и не внедрять лишние функции там, где они не нужны.
Внутренний электронный документооборот
Этот вид используется внутри одной организации. Через цифровую систему сотрудники могут согласовывать служебные записки, приказы, заявки, регламенты, внутренние акты и другие документы.
Главная задача внутреннего ЭДО – ускорить движение информации между подразделениями. Вместо передачи бумаг из кабинета в кабинет документ проходит заданный маршрут автоматически, а его статус можно проверить в системе.
Такой подход особенно полезен компаниям с несколькими филиалами или распределенной командой.
Внешний ЭДО между организациями
В этом случае участниками обмена выступают разные юридические лица или индивидуальные предприниматели. Через оператора ЭДО компании могут передавать договоры, акты, счета, универсальные передаточные документы и другую деловую документацию.
Для юридически значимого обмена часто применяется усиленная квалифицированная электронная подпись. Она позволяет подтвердить подписанта и при соблюдении требований законодательства приравнивает электронный документ к бумажному экземпляру с собственноручной подписью.
Кадровый документооборот
Отдельное направление – КЭДО. Оно охватывает взаимодействие работодателя и сотрудников: ознакомление с локальными актами, оформление заявлений, приказов, соглашений и других кадровых документов.
Для такого процесса действуют специальные требования трудового законодательства, поэтому его обычно рассматривают отдельно от общего внутреннего документооборота.
ЭДО с физическими лицами
Еще один формат используется, когда бизнес подписывает документы не с контрагентами, а с клиентами-физлицами. Такой сценарий востребован в медицине, образовании, недвижимости, туризме, автосервисах и других отраслях с большим количеством частных заказчиков.
Человек может получить договор, согласие, заявление или иной документ онлайн и подписать его удаленно предусмотренным способом.
Именно на таких процессах специализируется компания F.Doc – сервис помогает организациям переводить подписание документов с физическими лицами в электронный формат.
По каким еще признакам различают ЭДО
Системы можно классифицировать и по характеру процессов. Например, выделяют договорной, финансовый, организационно-распорядительный и отраслевой документооборот.
Однако на практике одной компании часто нужны сразу несколько направлений. Она может использовать одну систему для обмена с контрагентами, другую – для кадровых документов и отдельное решение для клиентов.
Как выбрать подходящий вид
Начинать лучше не с выбора конкретного сервиса, а с анализа документооборота. Нужно понять, с кем компания обменивается документами, какие из них наиболее массовые и где сотрудники тратят больше всего времени на ручную работу.
После этого проще определить, какой вид ЭДО даст максимальный эффект. Главное – не пытаться сразу оцифровать все процессы, а последовательно переводить в электронный формат те участки, где автоматизация действительно сокращает расходы и ускоряет работу.