Электронный документооборот — насущная необходимость любого бизнеса. Крупные транспортные компании используют те или иные системы ЭД, обеспечивающие эффективную работу и снижение временных и финансовых затрат на документооборот. Одной из технологий электронного документооборота является недавно появившийся на рынке «Secure Bid Transfer».
Secure Bid Transfer («безопасный обмен заявками»), или «SBT-обмен» — это технология электронного документооборота для транспортных компаний, позволяющая в электронном виде и в полуавтоматическом режиме согласовывать, подписывать и обмениваться заявками на перевозку.
Технология «SBT-обмен» — одна из представителей Workflow-систем, которые ориентированы на автоматизацию бизнес-процессов: электронный документооборот является инструментом достижения определенной цели — сокращения времени согласования и подписания заявки заказчиком и грузоперевозчиком.
Задачи, решаемые «SBT-обменом» в транспортных компаниях:
-
Оптимизация и автоматизация бизнес-процессов, связанных с заключением сделки;
-
Оптимизация, удешевление и упрощение документооборота, хранения документов и доступа к ним;
-
Снижение временных и денежных затрат на бумажный документооборот;
-
Повышение прозрачности и контроля за эффективностью работы сотрудников.
Использование технологии в логистике позволяет отказаться от многих привычных сотрудникам процессов: распечатки и сканирования договоров, ожидания подписи, хранения архива бумажных копий документов.
Технология не используется в качестве отдельной программы, а реализуется на базе системы автоматизации транспортного бизнеса «Умная Логистика». В процессе разработки SBT трансформировался из функции и журнала отправленных документов в полноценную систему обмена заявками с возможностью получить на выходе полностью готовые документы.
Алгоритм работы SBT:
1. На стороне отправителя:
• Заполнение
заявки на грузоперевозку (заполняются все обязательные поля, указываются
контрагенты, заявка «проводится»);
• Выбор контактного лица контрагента (менеджер контрагента, с которым ведется работа – документы на согласование и подпись будут отправлены в программу именно ему);
• Отправка заявки контрагенту (с уведомлением об успешной отправке и созданием записи в журнале SBT-обмена с указанием статуса заявки).
2. На стороне получателя:
• Получение уведомления о поступившей заявке;
• Изучение и согласование или отклонение заявки
(получатель взаимодействует с заявкой в режиме «только чтение», редактирование запрещено. Заявку можно принять – в этом случае создается запись в соответствующем журнале);
• Подписание заявки и отправление скан-копии отправителю (получатель заполняет необходимые поля, подписывает и согласовывает – при необходимости – с руководством и отправляет документы обратно отправителю)
Обновление статуса заявки во всех журналах происходит автоматически в реальном времени.
Содержание журнала SBT-обмена:
-
Информация о заявке (дата и время обработки, тип заявки, участвующие контрагенты и текущий статус);
-
Информация о грузоперевозке (ФИО водителя, маршрут, ФИО ответственного за перевозку менеджера).
В журнале доступны фильтры по ответственному менеджеру, статусу, типу заявки и по дате.
Основной задачей, которую было необходимо решить разработчикам системы стала безопасность данных пользователя и предотвращение компрометации. Вместе с основной программой «SBT-обмен» реализован на платформе 1С и использует её механизмы для хранения и передачи данных. В обмене участвуют две стороны, и только участники обмена знают, что они обмениваются данными. Все данные SBT передает через защищенный протокол HTTPS (HTTP + SSL).
С технической точки зрения «SBT-обмен» уже вышел из стадии обкатки и работает стабильно. Разработчики отмечают, что даже под высокими нагрузками сохраняется скорость его работы. Устойчивость к нагрузкам подтверждает практическую применимость технологии, цель которой — не выполнять какую-то отдельную функцию, а решать системную проблему.
В качестве объектов для сравнения технологии можно выбрать существующие сегодня системы электронного документооборота, такие как «Диадок», «Тезис», «Дело» или «Directum». Но нельзя говорить о конкуренции, так как «SBT» не является полноценной системой документооборота. Сегодня это только одна из функций, оптимизирующая бизнес-процессы, связанные с заключением сделок, в транспортных компаниях. Однако ее нельзя рассматривать в отрыве от программы, в которой она используется — вместе они составляют полноценную систему, сочетающую в себе функции для автоматизации и оптимизации всего цикла работы транспортных и транспортно-экспедиционных компаний.