Современные реалии рынка труда диктуют высокие требования к скорости и качеству процессов подбора и оформления кандидатов. Сервис для кадровиков EasyDocs предоставляет компании мощный инструмент — кадровый электронный документооборот (кэдо), он упрощает и автоматизирует этапы проверки и оформления новых сотрудников, сохраняя конкурентоспособность и повышая лояльность кандидатов.
Что такое КЭДО — это современная система управления документами и процессами, связанная с управлением персоналом в компании. Она включает цифровизацию всех этапов взаимодействия с сотрудниками: от подбора кандидатов и оформления трудоустройства до ведения кадровых документов и автоматизации отчетности. Используя кадровый электронный документооборот, компании могут создавать, хранить, подписывать и обмениваться документами в электронном виде, что значительно ускоряет рабочие процессы, снижает затраты на бумажный документооборот и минимизирует риск ошибок. Это также помогает обеспечить соответствие требованиям законодательства и создать удобный и прозрачный процесс для сотрудников и работодателей.
Этап проверки кандидатов
После завершения собеседований наступает критический момент — проверка данных кандидатов. В зависимости от размера компании, эту задачу выполняют специалисты по безопасности, рекрутеры или руководители. Кадровый электронный документооборот значительно ускоряет этот процесс, позволяя избежать сложностей, связанных с ручной обработкой информации.
Ключевые функции:
- Формирование анкеты для кандидата:
- Рекрутер создает анкету с индивидуальным набором вопросов.
- Кандидат заполняет анкету с любого устройства (смартфон, планшет, ПК).
- Минимизация усилий кандидата: достаточно сфотографировать паспорт, система распознает данные, автоматически определяет ИНН и заполняет анкету.
- Автоматическая проверка данных:
- Достоверность документов: ФИО, паспортные данные, ИНН, СНИЛС.
- Финансовая благонадежность: проверка на банкротство и исполнительные производства.
- Правовая благонадежность: сверка с реестрами террористов, экстремистов, арбитражными делами.
- Участие в бизнесе: выявление статуса ИП, учредительства или ограничений на управление.
Результаты проверок поступают к ответственному специалисту для согласования. Это позволяет рекрутеру своевременно делать предложение о работе, минимизируя риск потери ценных кандидатов.
Этап трудоустройства
EasyDocs упрощает трудоемкий процесс оформления нового сотрудника, автоматизируя многие ключевые шаги.
Основные возможности:
- Сбор документов:
- Система запрашивает у кандидата документы, необходимые для трудоустройства, в соответствии с требованиями работодателя (например, трудовая книжка, СНИЛС, военный билет).
- Выпуск электронной подписи:
- Кандидату автоматически выдается сертификат электронной подписи для подписания документов.
- Ознакомление с нормативными актами:
- Кандидат получает доступ к локальным нормативным документам компании.
- Уведомление сотрудников компании:
- Система автоматически информирует сотрудников, вовлеченных в процесс выхода нового сотрудника: руководителя, офис-менеджера, IT-специалиста и др.
- Интеграция с кадровым учетом:
- EasyDocs передает все данные кандидата в систему учета, упрощая работу кадровых специалистов.
Действия кадрового специалиста:
- Проверка данных кандидата и формирование карточки сотрудника.
- Контроль ознакомления кандидата с нормативными актами.
- Подготовка и отправка трудового договора на подписание через EasyDocs.
Преимущества EasyDocs
- Скорость и удобство: процесс проверки и оформления кандидатов полностью автоматизирован.
- Лояльность кандидатов: минимизация трудностей на стороне кандидата создает положительное впечатление о работодателе.
- Экономия времени и ресурсов: меньше ручной работы для рекрутеров и кадровых специалистов.
- Современный имидж работодателя: использование цифровых технологий повышает привлекательность компании на рынке труда.
EasyDocs помогает быстро, удобно и эффективно организовать процесс работы с кандидатами, превращая сложный процесс найма в четкий и упорядоченный рабочий поток.