Оперативное управление информацией является ключевым фактором успеха деятельности любого предприятия. Ведь именно в быстром и результативном поиске необходимых данных, организации доступа к ней и автоматизации делопроизводства заключается гарантированное преимущество функционирования предприятия.
Система архивной обработки данных на базе IBM Lotus Domino/Notes «Канцлер» предназначена для оптимизации работы с документами, которые больше не используются в ежедневном делопроизводстве. Проводится постоянный учет и сортировка документации, что позволяет исключить ошибки из рабочего процесса. К тому же, система электронного документооборота и архивного дела «Канцлер», разработанная специалистами IBA Group, разграничивает доступ к информации по уровням, дела безопасным хранение самых важных данных.
Если на предприятии уже существует установленная система архива, не следует волноваться за сохранность и перенос данных, представленных в ней. Ведь гибка инновационная разработка поможет интегрировать уже существующие информационные системы предприятия и новые разработки. Это создает единое архивное поле данных компании, в которое входят электронные документы, сканы и копии бумажных архивных документов, чертежей и других изображений.
СЭД «Канцлер» формирует оптимальные пути маршрутизации движения документов, при этом выполняя деятельность в реальном времени. Он также регулирует коллективную, групповую и индивидуальную работу с документацией, сохраняет правки, внесенные в дело либо архивную документацию.
Одной из особенностей, повышающих эффективность работы всей компании в целом, является возможность замещения одного сотрудника другим. Но часто бывает, что из-за невозможности подписания документа отсутствующим лицом, замедляется процесс функционирования всего предприятия. Именно механизм замещения, внедренный в СЭД «Канцлер» делает ее незаменимой частью работы с документами.
Гибкой и информативной является система подготовки отчетов в «Канцлере». Есть возможность контролировать исполнения поручений по документам, отображая их текущий статус, регулировать актуальность и выполнять поиск документов с помощью фильтров в списках документов. Удобная и понятная любому пользователю на уровне интуиции система работы с документами как в on-line, так и в off-line режимах, исключает появление непредвиденных ошибок.